ویکی نیکی

راهنمای هوشمند نیکوکاری

بهترین نمونه های مدیریت فعالیت های داوطلبانه 2018

 

بهترین روش های مدیریت فعالیت های داوطلبانه به انتظارات و توقعات نیکوکاران پاسخ می دهد و در نتیجه موسسات خیریه به سازمان های تکامل یافته تر ارتقا پیدا می کنند.

گفته می شود هدف نهایی از این فعالیت ها که همیشه وجود داشته و خواهند داشت این است:" ارائه تجارب مفید به داوطلبان و بازخورد آن ها در جامعه، به شیوه ای سازمان یافته و کارآمد است."

سازمان هایی که روش های موثر و موفقیت آمیزی دارند، مطمئناً از تکنولوژی های امروزی استفاده می کنند و سازگاری و انعطاف پذیری بیشتری در مقابل تغییرات دارند، در نتیجه نیروهای داوطلب بیشتری را جذب و حفظ کرده و بیشترین تاثیر و ارتباط متقابل را با آن ها خواهند داشت.

دراین مقاله مهم ترین راهکارهای مدیریت فعالیت های داوطلبانه در سال 2018 و چگونگی اندازه گیری ROI (به معنی نرخ پول به دست آمده نسبت به پول سرمایه‌گذاری شده) موسسه شما را مورد بررسی قرار می دهیم. بیایید در ابتدا، با ساده ترین و بهترین راهکار شروع کنیم :                            

1.بزرگترین استراتژی مدیریت امور داوطلبانه با هدف حل مسائل، ارائه می شوند.

 اولین تجربه مدیریت فعالیت های داوطلبانه، جزئی کلیدی در مدیریت موثر، خواهد بود.

 تعیین اهداف سازمان و حل مشکلات به عهده مدیریت خواهد بود. اما مدیریت، بدون در نظر گرفتن اهداف و استراتژی های مدیریتی، چگونه موفقیت ها و کمبودها، در آینده را، تعیین خواهد کرد؟

در اینجا به 10 مسئله که یک استراتژی مدیریتی موثر می تواند آنها را حل و فصل کند، اشاره می کنیم.

فراموش نکنید که ممکن است مشکلات شما متفاوت از مسائل زیر باشد، بنابراین برای تعیین آن ها به اطلاعات و داده های موسسه خود رجوع کنید.

  1. ارزیابی و سنجش مستمر فعالیت ها، جهت ارتقا و پیشرفت سازمان نیاز است.
  2. با روند و شیوه فعلی جذب نیروی داوطلب، به اهداف اصلی سازمان، دست نخواهیم یافت.
  3. عدم رضایت و خشنودی داوطلبان، به دلیل یک سری برنامه ها و فرآیندهای درون سازمانی و کمبود ارتباط موثر با آن ها است.
  4. داوطلبان به خیرین و نیکوکاران تبدیل نمی شوند و بالعکس.
  5. فرآیند و کارهای انجام شده به صورت دستی، باعث عدم کارایی فعالیت ها و خطا در ثبت و ضبط آنها می شود.
  6. فرایند فعلی به اندازه ای کارا نیست که داوطلب بتواند تاثیری چشمگیر بر پیشبرد اهداف سازمانی شما داشته باشد.
  7. داوطلبین، متعهد نمی شوند.
  8. فرآیند فعلی باعث عدم هماهنگی بین داوطلب و کارکنان داخلی سازمان و در نتیجه عدم کارآیی فعالیت ها خواهد شد.
  9. ارزش و هزینه ی فرصت ها بسیار بالاست.
  10. اطلاعات و دانش داوطلبان به راحتی به دست نیامده و بدون ارتباط با آنها نیز در دسترس نخواهند بود.

مدیریت داوطلبانه موثر، می تواند تعریفی ملموس از ROI، ارائه دهد.

2. داوطلبان را به حامیان همیشگی خود تبدیل کنید.

امروزه، یکی از مهم ترین اهداف موسسات خیریه، افزایش تعداد داوطلبین است. موسسات تلاش می کنند تا عمر مفید داوطلبین خود را افزایش داده و به این ترتیب بر طبقات ضعیف و پایین دست جامعه نیز تاثیر بگذارند.

شیوه های متعددی وجود دارد که داوطلبین بتوانند به داوطلبین حمایت کننده تبدیل، سپس جذب و بیشترین تاثیر ممکن را بر سازمان داشته باشند.

در اینجا به 8 روش ممکن اشاره می کنیم :

  1. موسسات خیریه باید مفهومی کلیدی و متفاوت از برنامه هایشان را کاملا آموزش دهند. (برنامه ریزی و اجرا).
  2. خیرین باید انگیزه ی داوطلبان را که برزندگی آنها نیز تاثیر مثبتی دارد، از قبیل فرصت توسعه مهارتها و تاکید بر نقش رهبری آنها، افزایش دهند.
  3. موسسات باید با تشویق داوطلبان برای جذب کمک از دوستان و خانواده هایشان در مشارکت های سازمانی، نقش بیشتری داشته باشند.
  4. خیریه ها باید با ایجاد یک محیط رقابتی دوستانه ، فرصت های سرگرم کننده ای را خلق کنند.
  5. موسسات خیریه باید روی بازگویی داستان های واقعی از فعالیت های خیرخواهانه خود، تمرکز کرده و چشم اندازی روشن از نتایج متعهد شدن داوطلبان، برای آن ها ارائه دهند.
  6. موسسات خیریه باید فعالیت های خود را بر اساس آنچه داوطلبین و حامیان اهدا می کنند، برنامه ریزی و بهینه سازی کنند.
  7. خیریه ها باید محیطی پذیرا و استقبال کننده از داوطلبین، ایجاد کنند.
  8. کارکنان داخلی برای چگونگی کار کردن و ارتباط با داوطلبین باید آموزش ببینند.

بپذیریم یا نه، تنها 19% از موسسات چنین آموزش هایی را دارند.

3. مدیریت داوطلبان را به عنوان یک فرصت برای تبدیل آن ها به حامیان مالی در نظر بگیرید.

بسیاری از موسسات خیریه فراموش می کنند که داوطلبان اغلب همان افرادی هستند که اموال خود را به موسسه اهدا کرده اند.

خیریه هایی که از استراتژی های مدیریت فعالیت های داوطلبانه استفاده نمی کنند، برای پیدا کردن ارتباط بین خیرینی که زمان خود را هدیه داده و صرف سازمان می کنند و خیرین مالی، زمان زیادی را از دست می دهند.

خیریه ها با استفاده از شیوه های مدیریت داوطلبانه می توانند سازمان خود را ارتقا و گسترش دهند:

  1. ادغام داده های مدیریت فعالیت های داوطلبانه با داده های نیکوکاران و CRM.
  2. مدیریت اطلاعات و ارتباطات داوطلبین به عنوان یک فرصت مالی
  3. استفاده از یک نرم افزار مدیریتی در جهت بهینه سازی زمان کارکنان در ازای تمرکز آنها بر ایجاد روابط و تبدیل داوطلبین به نیکوکاران از طریق این شبکه

4.شناسایی اولویت ها

فرآیند تشخیص اولویت ها، در سال 2018 به یکی از بهترین شیوه های مدیریت فعالیت های داوطلبانه تبدیل شده است.

همانطور که قبلاً اشاره شد، داوطلبین امروزی به عنوان یک نیکوکار خواهان این هستند که ارزش زمانی که صرف می کنند و مسئولیتی که به عهده می گیرند، به خوبی درک شود. ارائه برنامه های مشخص به داوطلبین، یکی از بهترین شیوه های ارتباطی موثر است که نیکوکاران حس نکنند، نادیده گرفته شده اند.

خبر خوب برای خیریه ها، این که ایجاد و اجرای این برنامه ی ارزشمند، نیاز به افزایش قابل توجهی در هزینه های موسسه ندارد.

حالا چندین روش بودجه ای مناسب جهت ادغام پاداش ها با برنامه های سازمانی را آورده ایم :

  1. پیگیری و قدردانی از داوطلبین، برای رسیدن به نقاط قوت مشخص در برنامه سازمان
  2. ارسال پیام تبریک و حتی تمجید از داوطلبین در مناسبت های مختلف، من جمله روز تولد و یا سالروز فعالیت داوطلبانه وی
  3. در جریان قرار دادن داوطلبین از برنامه های ماهانه موسسه
  4. به اشتراک گذاری داستان موفقیت داوطلبین و رسیدن به اهداف، در شبکه های اجتماعی
  5. دعوت از حمایت کنندگان برتر به مناسبت های ویژه در شبکه های اجتماعی
  6. ارائه کارت هدیه و بن، به داوطلبین در مقابل زمانی که برای شما صرف می کنند

 

کلام آخر

فعالیت های داوطلبانه و نیکوکارانه روز به روز تکامل می یابند، همان طورکه جهان اطراف ما هم در حال تغییر و تکامل است.

نیکوکاران امروز توقع دارند، به چشم خود ببینند که موسسات خیریه، مراقب و امانت دار زمان آنها هستند، زمانی که داوطلب صرف کمک به موسسه خیریه در جهت رسیدن به اهداف سازمانی اش می کند.

ارائه استراتژی های مدیریت فعالیت های داوطلبانه که بر اساس وجود نیکوکاران و به اشتراک گذاری تجارب آن ها، پایه ریزی می شود، به عنوان بهترین شیوه ی گسترش و حفظ برنامه های داوطلبانه در سال 2018 شناخته می شوند.

 

 نویسنده : اریک برگر

 مترجم: فاطمه ولی محمدی

English

دیدگاه خود را بنویسید

دیدگاه پس از تائید مدیریت منتشر می شود.